Was kostet ein Assistent am Telefon?
Stand:
Die Tarife reichen von etwa 29 € bis weit über 1.000 € im Monat; die meisten kleinen Betriebe zahlen für einen Telefonassistenten 50 bis 200 €.¹ Das sind keine Preise für dasselbe. Der Unterschied steckt in vier Fragen.
Wer richtet ihn ein?
Beim günstigen Ende richten Sie selbst ein: Begrüßung, Fragen und Antworten, Kalender. Das geht an einem Nachmittag, und er weiß danach, was Sie ihm an diesem Nachmittag erklärt haben.
Beim teuren Ende richtet der Anbieter ein. Er liest Ihre Website und Ihre Unterlagen, fragt nach, was fehlt, und lässt den Assistenten vor dem Start mit Ihren echten Anfragen üben. Das kostet einmalig Geld – bei uns ab 2.500 € – und dauert ein bis zwei Wochen. Der größere Teil davon ist Ihr Wissen, nicht die Technik.
Nur Telefon, oder alle Wege?
Viele Angebote sind ein Telefonassistent. Die Mail mit derselben Frage und die Anfrage über die Website laufen woanders. Ein System, das alle drei Wege mit einem Wissen und einem Kalender bedient, kostet mehr – und erspart den zweiten und dritten Vertrag.
Wie wird gezählt?
| Gezählt wird … | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|
| je Minute | Wie lang ist ein typischer Anruf bei Ihnen? Eine Marktübersicht nennt 0,15 bis 0,50 € je Minute bei Paketen.¹ Was kostet die Minute über dem Paket? |
| je Anruf | Zählt ein Anruf, bei dem sofort aufgelegt wird? |
| je Anfrage | Was ist eine Anfrage? Bei uns ein Anliegen mit Ergebnis – ein Anruf mit Termin, eine beantwortete Mail –, egal wie viele Nachrichten dazugehören. |
Was nicht im Monatspreis steht
- Einrichtung – einmalig, oft nicht auf der Preisseite.
- Anfragen oder Minuten über dem Paket. Bei uns 1,50 € bis 0,90 € je weitere Anfrage, je nach Plan.
- Rufnummer und Umleitung. Muss die Nummer wechseln, oder leiten Sie Ihre um? Bei uns bleibt sie.
- Anbindungen an Kalender, Postfach und Fachprogramm – inklusive oder Aufpreis?
- Ihre eigene Zeit. Wer pflegt das Wissen, wenn sich Preise oder Öffnungszeiten ändern?
- Laufzeit. Bei uns monatlich kündbar ab dem Start.
Lohnt sich das?
Drei Zahlen aus Ihrem Betrieb reichen: wie viele Anrufe im Monat keiner annimmt (eine Woche zählen, mal vier), wie viele davon ein Auftrag geworden wären, und was ein Auftrag im Schnitt bringt. Anrufe mal Anteil mal Auftragswert ist der Monat, der heute verloren geht. Steht darunter weniger als der Monatspreis, lohnt es sich nicht – egal bei wem.
Ein Beispiel, keine Kundenzahl: 40 Anrufe im Monat ohne Antwort, jeder zehnte wäre ein Auftrag, ein Auftrag bringt 400 €. Das sind 1.600 € im Monat.
Die zweite Rechnung ist die Zeit: Wie oft am Tag reißt das Telefon jemanden aus der Arbeit? Das zählt niemand, und es ist oft der größere Posten.
Unsere Preise
| Plan | im Monat | Anfragen | Einrichtung |
|---|---|---|---|
| Empfang | 690 € | 300 | 2.500 € |
| Vorzimmer | 1.290 € | 1.000 | 4.500 € |
| Front Office | 2.490 € | 3.000 | 7.500 € |
Alle Preise netto, das Angebot richtet sich an Unternehmer. Zum Vergleich: Eine halbe Stelle am Empfang kostet mit Abgaben etwa 1.640 € im Monat.² Mehr zu Vorzimmer und Front Office auf der Preisseite.
Quellen
- ¹CloudTalk, „Kosten für einen KI-Telefondienst in 2026“, Stand 4.9.2026 – Marktübersicht eines Anbieters von Telefonie-Software, abgerufen am 30.10.2026
- ²Halbe Stelle: StepStone Gehaltsreport 2026, Empfangskraft, Median 2.541 € brutto im Monat (Jobportal), × 0,5 × 1,29 Lohnnebenkosten nach Destatis (³), abgerufen am 30.10.2026
- ³Destatis, Lohnnebenkosten: 29 € je 100 € Bruttoverdienst, Stand 29.4.2025, abgerufen am 30.10.2026